MBA101／楊媛祺、張維茹
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您是否曾因行程滿檔而遺漏重要會議？或曾經忘記帶USB而無法上台報告？別擔心糗事重演，因為這些生活窘境隨著資訊科技快速發展都有了解決辦法。本期掌握未來即是要介紹Google基本但應用層面廣泛的工具，在凡事講求效率的時代，您絕對不能不知！
善用工具，效率執行
近年雲端運算發燒，從儲存資料於伺服器，到直接使用瀏覽器執行應用程式，Google是最早將雲端概念應用在工具中的先驅者之一。俗話說：「工欲善其事，必先利其器。」透過便利工具的開發已能夠輕易完成許多事情，但1970年代學者利浦‧蒂奇那（Phillip Tichenor）提出相反論點：「資訊技術與媒體的發達，無法彌平族群間的知識落差，反而會擴大彼此間的“知識鴻溝（Knowledge Gap）”。」這也令人反思「科技的進步是否能促使好好把握機會並善用工具？」
Google學術搜尋操作簡易，提供尋找學術文獻一個便利的管道，只需打入欲尋求資料的「關鍵字｣，快速收斂範圍，找到相關文章。尤其研究生無論做報告、撰寫論文，文獻搜尋常是最繁雜的一環，但因Google學術搜尋的出現減少了在搜索資料的時間成本，以最快速度找到最符合主題的文獻，能讓學術產出兼顧效率及品質。
Google
Docs是融合雲端概念的線上文書編輯工具，隨時隨地登入Google即能使用，編輯者只要將文件檔上傳到Google Docs就可完成備份動作成為行動資料庫。此外，Docs還能幫助虛擬團隊克服地理限制，此平台開放共用簡報以利同步開會，或是選取多重編輯者以即時更新資訊。國立中正大學企業管理研究所所學會會長高郡璘表示：「Google Docs方便上手，尤其共用功能可節省成員間彼此聯絡時間，是團隊合作的好幫手。」
同時Google Docs更是研究生撰寫論文的利器，使用Docs form（表單）的子功能（見下圖）就可以輕鬆完成一份網路問卷；直接把網址寄發給受測對象，在其完成填答後文件會自動統計填表數、回應內容等結果，省去影印及郵寄的麻煩，善盡綠化環境的責任。雖然擁有這麼多好處，但同時必須注意網路問卷回應內容的真實性及填答率，透過了解工具的特性及內容，才能夠在生活中靈活運用。以下提供表單功能的介紹影片：
若需建立個人或專案網站，可利用Google Site完成這項任務。Google文件整合資料，Google Site可以在任何頁面插入Google文件中的檔案，包括文件、問卷、簡報都沒問題，讓使用者可用更具系統概念整理大量的資訊；有時想要增添網頁的生動與活潑性，Google Site也可讓你在網頁裡加入Youtube和Google等影片，建立個人化網頁。
影音網站有許多介紹協作平台的影片，透過教學便能逐步完成你想要的網站：
對於時間永遠不夠用的研究生來說，Google Calendar能夠協助規劃每日行程及待辦事項，有效做好時間管理，在開會及無限報告下還是能利用有限時間達成目標。此外，日曆功能也在企業中發揮極大功效，中正企研碩二劉朴垣受訪時指出：｢在NXP台灣恩智浦半導體公司的實習期間，大小會議或活動經常使用該軟體做提醒與通知。活動一旦建立即會出現在人員的行事曆上，除了確保與會人員都能夠收到活動訊息，也能迅速確認出席意願或相關疑問，召集人也能隨時添加，修改會議內容，程式會即時通知修訂訊息，對於增進企業營運效率的應用上可說是相當方便！｣
研究生幾乎天天使用電腦處理文書工作，使用適合的Google桌面小工具能讓效率倍增。桌面小工具提供使用者一個簡易的介面執行常用功能，例如全球各時區時間、氣象、匯率、字典等，不需經過瀏覽器搜尋下載即能獲得資訊；便利貼記事簿、計算機、連線速率、電腦系統現況（電腦的CPU、記憶體、無線訊號及電池剩餘電力）等都可即時顯示，帶著筆電就好像有個行動秘書，不會再發生忘記重要事情或電腦突然沒電的窘境。
以上介紹的Google功能，操作容易上手並能廣泛應用，挑選適用的工具必能提升工作效率及獲得意想不到的成果；但工具就像兩面刃，在便利生活的同時，可能造成「過度依賴」，抑或產生「為用而用」的迷思，這是生活在科技高速創新時代所必須特別注意的。深思完工具的本質後，不如現在就打開電腦，立刻搜尋一下符合個人需求的實用小助手吧！
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